Excel 供应商名单要去重，先复制工作簿或原始工作表，再定义哪几列同时相同才算同一个供应商。不要只凭名称删除；“华源科技”在不同地区可能是两条合法记录，而同一供应商编号与地区重复才值得调查。
先保留不动的原件，再建立去重工作表
删除重复项会改变数据，所以恢复路径必须在操作前就准备好。可以将收到的工作簿保畘为 supplier-master-original.xlsx，再复制成 supplier-dedup-working.xlsx；也可以在同一工作簿内复制工作表，并把原表明确命名为“原始-不修改”。
Microsoft 支持页面在 2026 年 8 月 26 日列出的适用版本包括 Excel for Microsoft 365、Excel 2024、2021、2019 和 2016。它明确说明 Remove Duplicates 会永久删除重复数据，并建议先把原数据移动或复制到另一张工作表。不要把当前会话里的撤销按钮当成唯一备份。
工作副本建好后，先记录下列基线：
- 数据区域的总行数、表头行数和空白供应商编号数。
- 本次使用的文件名、工作表名、导出日期和数据来源。
- 需要保留的公式、表格、命名区域、小计和筛选条件。
- 一条已知重复记录和一条同名但不应删除的对照记录。
把“重复”写成明确的列组合
Excel 不理解供应商的业务身份，它只按你在对话框中勾选的列比较单元格。一个稳定的供应商编号通常比名称可靠；如果同一编号允许在多个地区或分支机构分别存在，就要把“供应商编号 + 地区”定义为复合键。
例如名单中有三行：“S-1042 | 华源科技 | 华东”、“S-1042 | 华源科技 | 华东”和“S-1042 | 华源科技 | 华南”。如果只勾选供应商编号，三行都会被归到同一键；如果勾选编号和地区，前两行才是候选重复。是否还要加入币种、结算主体或税务登记号，应由数据负责人确认。
Microsoft 的说明特别提醒，勾选的列共同构成查找重复项的“键”；一旦这些列匹配，Excel 删除的是整行，包括没有勾选的其他列。因此不能认为“没勾邮箱列，邮箱就不受影响”。
先高亮检查，确认后才删除
先在工作副本中选取要检查的列，使用 Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Duplicate Values 高亮重复值。这一步只是找候选，不会自动删行，也不会把多列业务规则替你组合好。Microsoft 还提醒，这项条件格式不能用于数据透视表“值”区域的重复高亮，此时应回到源数据区域处理。
检查几个高亮样本，确认空格、前后空格、全角半角字符和手工录入的编号没有制造误判。当规则获批后，选中完整数据区域，再使用 Data > Remove Duplicates，在 Columns 中只勾选构成业务键的列。删除前再看一次对话框：是否包含表头、范围是否覆盖全部数据、勾选的列是否与记录中的键一致。
按下确认后，记录 Excel 报告的删除数和保留数。Microsoft 指出，结果中的重复与唯一值计数可能包含空单元格和空格，所以不能只记录弹窗数字；还要用操作前后的实际数据行数进行对账。
用小型文本摘录查看哪些键消失了
如果要把结果交给另一位同事复核，可以从原始表和去重表各复制一份小型、已脱敏的键值摘录。两份都用相同列顺序和排序规则，例如每行写成 S-1042 | 华东，再把原始摘录粘贴到文字差异比对左侧，去重摘录粘贴到右侧，使用按行模式查看。
这个工具只比较两段粘贴文本，不会打开 XLSX，不会选择主键，也不会删除或恢复工作表。如果大部分行都显示变化，先检查两份摘录的排序、列顺序、空格和表头，不要把噪声误当成实际删除。
如果复核人员只需查看某个独立文件，可以用 CSV / Excel 在线预览打开 CSV、TSV、XLSX 或 XLS，切换工作表并搜索样本值。它是预览工具，不会将去重修改写回 XLSX，也不会保留一个 CSV 中无法表达的公式、格式、宏和多工作表结构。
核对数量、保留记录和下游用途
去重工作表只有在数量、代表性记录和实际下游任务都通过时才能交付。先用“原数据行数 - 去重后数据行数”计算实际减少数，再与 Excel 的提示和文本摘录差异对照。表头、空键、筛选状态和空格都可能影响理解，必须单独注明。
至少抽查一条预期删除的重复、一条同名但地区不同的合法记录、一条空键以及几条没有改动的供应商。还要检查公式、表格引用、合计和命名区域是否仍覆盖预期范围。
保存为新文件名，关闭后重新打开，再做一次键值与行数检查。如果该名单要导入采购、付款或合规系统，先用少量代表性数据在获批环境中验证，并对账接收数、拒绝数和错误原因。去重工具能按键删行，却不能证明保留的第一条就是业务上的最新或权威记录。
常见问题
删除重复项时应该勾选哪些列？
勾选能联合识别一个真实供应商记录的稳定字段。优先使用内部供应商编号；如果同一编号可在多个地区合法出现，再加上地区或分支机构等经负责人批准的字段。
只勾选两列，Excel 会保留其他列吗？
勾选列只用来组成比较键。如果这些列匹配，Excel 删除的是整条匹配行，包括没有勾选的邮箱、状态或备注等字段。
条件格式高亮了重复值，就可以直接删吗？
不可以。单列的重复值可能对应不同的合法供应商记录。先查看周边字段，定义复合键，并得到数据负责人确认后再删除。
文本差异对比能直接检查两个 XLSX 吗？
不能。它只比较粘贴到两个文本框的字符串。应在 Excel 中准备小型、已脱敏、排序一致的键值摘录，之后仍要回到原表和源系统验证。
这些菜单路径适用于 Excel 网页版和 Mac 吗？
Microsoft 页面当前列出 Microsoft 365、2024、2021、2019 和 2016，另一页也提供网页版的 Remove Duplicates 步骤。显示语言、更新通道或 Mac 界面不同时，应在当前产品的“帮助”中查找 Remove Duplicates，并始终先保留原始副本。