先把水印当作版本提示，而不是保护措施
PDF 加水印的目的通常是告诉收件人“这是草稿”“仅供内部审阅”或“请勿外传”。它能降低版本被误用的机会，却不能限制截图、转发或复制；涉及保密信息时，仍要按单位的传递和访问规则处理。先复制出一份审阅版，原始定稿保持不动，之后即使排版不合适也能重新制作。
例如，设计团队要把报价提案交给客户确认，可以在副本上加入 DRAFT 或项目编号，而不是把“最终版”写进水印。文案越短，越容易在斜向排版时避开正文。若文件需要面向不同读者，分别制作水印不同的副本，比在一份文件里堆叠多行说明更清楚。
用字号和透明度给正文留出空间
PDF 水印工具 会在每一页添加相同的文字水印，可设置文字、字号和透明度。先从短英文、数字或常用拉丁符号开始：当前嵌入的 PDF 字体不支持中文及其他非拉丁字符，输入不支持的字符会提示错误。建议先用低透明度和中等字号生成一份副本，再根据最密集的表格页或扫描页调整；不要只看封面就决定设置。
文字太大、太深时，读者会把水印误当成正文的一部分；文字太小或太淡，则可能看不出版本状态。工具不会识别表格、签名区或印章位置，也无法判断哪一页最重要。选择的标准应是“页面内容仍能正常阅读”，而不是让水印看起来最醒目。
先整理审阅范围，再添加水印
如果只需要让客户看其中几页，先用 PDF 页面管理工具 制作范围正确的副本，再加水印。页面管理可删除、旋转和调整顺序，但不能判断哪些内容适合对外发送。不要把只供内部参考的附件留在审阅包里，再期待水印替你解决权限问题。
例如，一份二十页的方案只有第 3 至 10 页要请客户评论，先核对页码和附件，再输出这八页的审阅副本。加水印后再打开文件，从第一页翻到最后一页，重点查看横向页面、密集表格、深色背景和扫描件。发现文字遮住金额、日期或批注位置时，降低字号或透明度后重新生成，而不是直接发送。
发送前做一次独立检查
下载的文件是新的 PDF，因此要用下载后的副本检查，不要只看编辑前的页面。确认页数、顺序、正文可读性，以及每页是否都出现了同一版本标记。若要把多份已确认的审阅材料整理在一起，可使用 PDF 合并工具；合并后仍要检查连接处和文件顺序。
水印的限制很明确：它不加密、不验证收件人，也不替代保密协议。包含个人信息、未公开价格或合同条款的文件，仍要再次确认收件地址、共享权限和本单位要求。人工确认完成后再发送，才能避免“看起来标了草稿，却发错内容”的问题。
常见问题
可以用中文作为水印文字吗？
目前不可以。此工具使用的嵌入字体只支持常用拉丁字符；请改用英文、数字或常用拉丁符号，并先检查生成结果。
水印会修改原始 PDF 吗？
不会。工具会下载一份新的 PDF。原始文件应保留到审阅副本的页数和可读性都确认无误为止。
为什么每页的水印位置看起来不一样？
页面大小、方向和内容密度不同，会让同一设置看起来不同。需要逐页检查，尤其是横向页和表格页。
加了水印就能放心外发吗？
不能。水印只是版本提示，不是访问控制。仍要确认收件人、共享方式和敏感内容是否适合发送。