两份 Word 文档不应一律复制成文本再比较。要审查完整 DOCX 的正文、格式、批注和修订时，先用 Word 内置“比较”；要看分页、图片或表格位置时，用并排视图；只核对一段授权文字时，才使用纯文本差异工具。
先根据“变了什么”选择比较方法
比较方法必须匹配修改类型，否则结果再整齐也可能漏掉关键差异。开始前先写下本次要确认的内容：是合同条款的一个否定词，简历中的字体与分页，还是会议纪要中的日期和负责人。
例如，合同把“应付款”改成“可付款”，需要字符级复核和语义审批。简历文字相同但项目被挤到第二页，必须看版面；会议纪要只有一段需逐字确认时，短文本比对更直接。
保留两份原始 DOCX，再建立审核副本。记录收到时间、发送者和基准版，不要根据“最终版 2”之类的名称猜测先后。
完整 DOCX 优先用 Word 内置“比较”
Word 内置比较能在一份新结果文档中显示文字、格式、批注等选定类型的变化，比纯文本更适合完整文件审核。Microsoft 当前的legal blackline 比较说明适用于 Word for Microsoft 365、Word 2024、2021、2019 和 2016。
在桌面版 Word 打开两份审核副本，进入 审阅 > 比较 > 比较两个版本的文档。将已确认的基准版放在“原始文档”，另一份放在“修订文档”。打开详细选项，根据审核目标选择文字、格式、批注等类别，并决定按词还是按字符显示变化。
结果位置保持默认的“新文档”。Microsoft 说明中提到，默认新文档不会改动两份源文件；如果把变化显示在原始或修订文档中，被选择的文件则会被修改。对合同、简历和受控文件，不要为了少一个窗口而破坏可恢复性。
比较结果是审核清单，不是自动批准。对日期、金额、否定词、责任主体和链接单独核对。多位审阅者的修订合并是另一项任务，不能用两版比较代替。
版面与图形变化用“并排查看”复核
并排查看适合发现分页、表格宽度、图片位置和页眉页脚等视觉差异，但它不会生成完整的结构化变更记录。它是 Word 比较结果之后的视觉验收，不是替代。
Microsoft 当前的并排查看说明同样列出 Word for Microsoft 365、Word 2024、2021、2019 和 2016。打开两份文档，在 视图 > 并排查看 中放置窗口，需要对齐阅读时开启“同步滚动”。在本地化界面或管理的更新通道中，名称可能有差异；找不到时可在 Word 功能搜索中输入“并排”或“比较”，不要假设网页版、Mac 或移动端路径完全相同。
例如一版简历的项目掉到第二页，并排查看时应检查字体、段落间距、表格行高和页边距，不能因为文字相同就批准。
只比较授权短文本时，再使用文字差异工具
文字差异工具适合两段已经可靠提取的文字，不适合直接代替 DOCX 比较。先确认内容可以放入浏览器，只复制本次审核需要的段落，客户资料、未公开合同和人事内容应遵循组织的数据处理规则。
将基准文本粘贴到 文字差异比对左侧，修订文本粘贴到右侧。按任务选择模式：
- 段落、公告或配置文本一行代表一个单元时，先用“行”模式找到变动位置。
- 英文句子可以用“单词”模式缩小范围；中文通常没有空格分词，这个模式可能把整句当成一个单元。
- 日期、金额、否定词、标点和短编号适合“字符”模式，但结果仍需了解业务的人判断意义。
当前组件按粘贴字符做精确比较，不会打开 DOCX，也不会读取样式、批注、跟踪修订、页眉页脚、文本框、字段或表格结构。复制时丢失的换行、列顺序或脚注，也不会被工具自动找回。干净的纯文本结果只能证明“粘贴进去的字符”没有其他差异。
把差异变成可审批的检查记录
比较完成的标准是每一项重要变化都有结论和责任人，不是工具界面没有更多红绿标记。建立一份审核副本或变更清单，记录“接受”、“拒绝”或“待确认”，并连回原始条款、数据来源或版式要求。
会议纪要中的“8 月 21 日前上线”若被改成“8 月 12 日前上线”，不能只说一个数字变了。审核人需要回到会议决议、项目排期和负责人确认。合同、报价、法务或受控文件还应经过现有的专业审批，文字差异不是法律或业务判断。
交付前重新打开已批准的 DOCX，检查标题、目录、页眉页脚、脚注、表格、链接、图片说明和最后一页。如果要导出 PDF，还要在 PDF 中抽查相同位置。保留两份源文件、Word 新比较文档和审批结果，让下一个人能重现本次结论。
常见问题
Word “比较”会修改原始文档吗？
默认将结果显示在新文档时，Microsoft 说明表示两份源文档不会改动。如果改成在原始或修订文档里显示结果，被选文档会被修改。保留副本并使用默认新文档。
并排查看和 Word “比较”有什么不同？
并排查看让两个文档窗口同时显示，适合看分页、图片和表格位置。“比较”会根据选项生成新结果文档，用修订形式展示文字、格式和其他选定变化。
文字差异比对可以直接上传 DOCX 吗？
不可以。当前工具只比较左右两个文本框中粘贴的字符，不读取 DOCX，不保留样式、批注、修订、页面结构或附件。
中文应该选“单词”还是“字符”模式？
先用“行”模式定位段落，再对重要短句用“字符”模式。当前“单词”模式依空白切分，连续中文可能被当成较大单元，不一定比字符模式清楚。
比较结果显示文字相同，能证明两份 Word 文档相同吗？
不能。纯文本结果不包含字体、分页、批注、修订、页眉页脚、文本框、图片、链接和字段等结构。应在 Word 中完成结构与视觉复核。
多位审阅者的修订可以用两版“比较”直接合并吗？
不应这样做。Microsoft 将多位作者的修订合并作为单独流程。先确定任务是“找两版差异”还是“合并多人修订”，再选对应的 Word 功能。