先保留原檔，再做一份可外寄的審閱稿
外部審閱用的 PDF，重點不是把標示做得越醒目越好，而是讓收件者一眼知道版本用途，同時仍能讀到內容。先保留未加標示的原檔，另外複製一份準備寄出的版本；這樣對方回傳意見後，仍能回到乾淨版本比對。
可用 PDF 浮水印工具 在副本上加入像 CONFIDENTIAL、DRAFT 或專案代號等文字。工具會在每一頁加入同一段文字，並可調整字級和透明度。重要合約、報價或含個資的檔案，寄送前也要依組織的交付與存取規則處理；浮水印只是版本辨識，不能取代權限控管或加密。
先拿一頁代表內容測試字級與透明度
審閱稿常同時有內文、表格、金額和簽名欄。請挑一頁最密集的內容先測試，而不是只看封面。輸入簡短英文標示，例如 CONFIDENTIAL，先把透明度設在能辨識、但不會壓過文字的程度；字級則以跨過頁面中央後仍不碰到關鍵欄位為原則。
輸出後在閱讀器中放大查看：標題、表格欄位、日期和小字是否仍清楚。如果浮水印碰巧落在關鍵數字上，調低透明度或縮小字級，重新從原始副本輸出。不要在已加過浮水印的 PDF 上反覆處理，否則舊標示會留在頁面上，之後很難判斷是哪一次設定造成遮擋。
這個工具的文字限制要先確認
目前工具嵌入的 PDF 字型只支援常用拉丁字元，因此不適合直接輸入中文、日文、韓文或其他不支援的字元。若你的內部標示原本是中文，可以先確認公司是否接受英文版本，例如 INTERNAL REVIEW 或 DRAFT；若必須使用中文，請改用支援該字型的處理流程，不要硬輸出一份顯示錯誤的審閱稿。
同樣地，浮水印不會替你辨識機密欄位。若檔案中有不應外流的姓名、帳號、電話或報價細節，應先檢查是否需要刪除頁面、遮蔽內容，或只提供摘錄。需要先調整頁面範圍時，可用 PDF 頁面管理工具 建立適合審閱的副本，再加上浮水印。
寄出前逐頁看一次，並確認下載檔能開啟
下載後先確認檔案能正常開啟，頁數與原本副本一致，再從第一頁快速翻到最後一頁。特別檢查橫向頁、大型表格、掃描頁和空白頁，因為不同頁面配置可能讓同一個字級看起來差很多。若有人會把多份材料合併閱讀，也要先確認合併順序；可在完成各份審閱稿後使用 PDF 合併工具 製作交付包。
最後用實際寄送管道測一次：附件名稱是否清楚、收件者是否拿到正確版本、以及預覽畫面是否仍可閱讀。這個檢查比只在電腦上看到下載成功更可靠，也能避免把未加標示的原檔誤寄出去。
浮水印能標示版本，但不能保證檔案不被轉傳
文字浮水印可提醒收件者文件用途，卻不能阻止截圖、另存或轉寄。它也不會自動判定誰有權閱讀文件。對於敏感文件，應依公司規範搭配最小必要內容、受控分享連結、密碼或審閱期限等措施。
若文件要作為正式簽署、申報或法律程序的一部分，請先確認對方接受的版本與格式。審閱用標示可能不適合正式定稿；保留原檔、輸出設定與寄送紀錄，才能在需要時回頭核對。
常見問題
PDF 加浮水印後，原始檔會被改掉嗎？
不會。工具會下載新的輸出檔。仍建議先手動複製原檔，並以不同檔名區分未標示版與審閱版。
為什麼不能輸入中文浮水印？
目前嵌入字型只支援常用拉丁字元。請改用英文、數字或常用拉丁符號，或使用能支援所需字型的其他工作流程。
透明度設多少才安全？
沒有固定數字。請以最密集的一頁測試，確保標示可辨識且不蓋住金額、條款或簽名欄，再逐頁抽查。
可以只替部分頁面加浮水印嗎？
這個工具會處理輸入 PDF 的每一頁。若只需交付部分頁面，先建立只包含那些頁面的副本，再加入浮水印。
浮水印能防止他人轉寄檔案嗎？
不能。它只能顯示文件用途或版本。敏感資料仍應依交付規範使用適當的存取控制與內容最小化措施。