Excel 或 Word 檔案要交給外部時，先建立專用副本，在 Office 桌面版檢查隱藏內容，再另外核對頁面上看得到的個資。這兩個步驟處理的是不同風險；其中任何一步都不能由網站預覽工具代替。
先建立只用來寄出的副本
不要直接清理唯一原檔，應先另存一份名稱清楚的送出版本。Microsoft 提醒，文件檢查器移除的部分資料不一定能透過「復原」找回，因此原檔、內部工作檔與對外副本必須分開。
例如社團要把活動核銷資料交給合作單位，Excel 裡可能有參加者名單、隱藏的補助試算欄、承辦人註解，Word 說明文件則保留修訂者姓名與舊版文字。可先另存為 活動核銷-外部版.xlsx 與 活動說明-外部版.docx，並把這兩個檔案放進單獨的待寄資料夾。後續所有刪除與遮蔽都只在這組副本進行。
建立副本後，先寫下收件人真正需要的內容。若對方只需要核銷總額，就沒有理由附上完整姓名、Email、內部代碼或公式來源；若對方必須繼續計算，隱藏欄位又可能影響結果。先釐清用途，才知道哪些項目能刪、哪些要改成不具識別性的代碼。
在受支援的桌面版執行文件檢查器
目前 Microsoft 說明的 Windows 桌面流程是 檔案 > 資訊 > 檢查問題 > 檢查文件。在副本選擇要檢查的類別，執行「檢查」，閱讀每一項結果後再決定是否「全部移除」，完成後重新檢查一次。
官方頁面目前列出 Microsoft 365 Excel/Word、Excel 2024、Excel/Word 2021、2019、2016 與 Office 2016。本文只依這些桌面版說明；Mac 或網頁版不能直接照抄相同選單。若找不到入口，先確認使用的是哪個版本，再從 Office 說明開啟對應的 Microsoft 支援頁面，或改用受支援的桌面應用程式檢查副本。
Word 的結果可能包含註解、修訂、版本資訊、文件屬性、使用者名稱、頁首頁尾、浮水印、隱藏文字與自訂 XML。Excel 除了文件屬性與註解，還要注意隱藏列、隱藏欄、隱藏工作表、外部連結、嵌入物件、巨集與快取資料。
不要對所有結果直接按「全部移除」。Microsoft 特別提醒，刪除隱藏列、欄或工作表可能改變公式與計算結果；不清楚用途時，先關閉檢查器、取消隱藏並詢問檔案負責人。有些外部連結、嵌入物件或巨集只能被發現，仍需回到文件中人工判斷。
把可見文字當成另一份清單檢查
文件檢查器不會替你清掉一般儲存格或正文中的姓名、Email、電話、客戶編號與專案代碼。隱藏內容處理完後，應以收件人的視角逐頁、逐張工作表閱讀最終副本。
可以依固定順序核對：
- 先看檔名、工作表名稱、頁首、頁尾與列印範圍。
- 搜尋公司 Email 網域、電話前綴、姓名欄位與內部編號標籤。
- 展開保留的隱藏列、欄與工作表，確認沒有不該交付的資料。
- 查看圖表標籤、文字方塊、註解、修訂與自由輸入備註。
- 檢查公式結果與必要連結，避免清理後只剩外觀正常、內容卻失效的檔案。
若要處理一小段可複製的文字，可把經授權的文字副本貼到個資遮蔽工具，選擇姓名、電話、身分證、Email 與地址規則，再逐行核對遮蔽後結果。規則可能漏掉暱稱、帳號、特殊編號，也可能誤判一般文字，所以輸出只能當初篩。
這個工具只轉換貼上的文字，不會讀取、開啟或修改 XLSX、DOCX，也不會刪除 Office 中繼資料。確認文字後，仍要回到 Office 副本自行修改，並重新檢查版面、公式與引用。
預覽只能協助抽查，不能清理檔案
表格預覽適合確認自己是否選對工作表或仍有明顯欄位，但它不是 Office 隱私處理流程。CSV / Excel 線上預覽工具可讀取 CSV、TSV、XLSX 與 XLS、切換工作表、搜尋顯示值，並呈現最多 500 筆符合的資料。
它不會編輯 XLSX。頁面匯出的 CSV 是目前工作表的獨立平面資料，不會保留原活頁簿的公式、格式、多工作表、巨集或隱藏內容，也不是一份「已清理」的工作簿。敏感資料仍應依組織規範留在核准環境中處理。
兩位審核者若各自整理了一份非敏感的欄位清單，可用文字差異比對工具檢查逐行差異。它只比較貼上的文字，不能檢查 Office 檔案包、文件屬性或公式。
寄出前只認最後那一組附件
最後檢查必須針對真正要附加或上傳的檔案，而不是前一版副本。關閉後重新開啟送出版本，再跑一次文件檢查器，接著重做可見文字搜尋與人工抽查。
確認每個檔案仍能正常開啟，公式、圖表與必要連結符合交付需求；再核對收件人、附件名稱、檔案數量與分享權限。舊式共享活頁簿的部分檢查項目需要先複製並關閉共享功能，.ods 也要在每次儲存後重新檢查，不能沿用先前結果。
涉及醫療、財務、人事、法律或其他受規範資料時，文件檢查器與 ToolboxHub 都不能判定是否允許揭露。這不是法律意見；應以主管機關、Microsoft 等正式來源與組織最新規範為準，再由有權限的負責人完成最後核准。
常見問題
文件檢查器會刪除儲存格裡的姓名嗎？
不會。一般儲存格與正文是可見內容，要在 Office 副本中人工搜尋、修改並再次確認；文件檢查器主要處理或報告特定隱藏內容與屬性。
可以在唯一原檔直接按全部移除嗎？
不可以。部分移除動作無法復原，隱藏列、欄或工作表也可能參與計算。先保留原檔並建立送出副本，再逐項判斷。
Mac 或 Office 網頁版也有相同選單嗎？
不能假設相同。Microsoft 說明 Word for Mac 沒有文件檢查器，Word 網頁版目前也不能查看或變更文件屬性；應使用相應版本的官方說明或在桌面應用程式開啟副本。
ToolboxHub 能替我修改 XLSX 或 DOCX 嗎？
不能。個資遮蔽工具只處理貼上的文字，表格預覽工具只顯示資料或另建 CSV；它們都不會編輯 Office 檔案或移除中繼資料。
文件檢查器沒有結果就能直接寄出嗎？
不能只看這一項。可見姓名、檔名、圖表標籤、特殊代碼與部分無法自動移除的物件仍要人工檢查，最後還要核對實際附件與收件人。