扫描页放进 Microsoft Word 后，如果只能选中整张图片，光标不能落在字与字之间，说明 Word 得到的是像素，不是可编辑字符。正确流程是保留原扫描件，用 OCR 提取文字，再在新文档里重建结构并人工校对。
先确认问题是“图片”，不是 Word 被锁定
能拖动整页图片，却不能选中某个词，通常表示页面本来就是扫描图。先在副本中操作，尝试选中一小段文字；若始终只能选中一个图片对象，就不要继续寻找字体或修订设置。
例如一份盖章申请表看起来有标题、表格和签名，但这些内容可能全部压在一张图里。OCR 能尝试识别“申请日期”四个字，却不知道它属于哪个表格单元格，也不能证明印章、勾选框或手写数字识别正确。原扫描件应作为对照依据，OCR 结果只能先当作待校对稿。
涉及身份证件、合同、病历或账号时，还要先确认组织允许使用哪种处理方式。不要为了省一步，把受限制文件交给未经批准的服务。
多页资料优先用 OneNote 的官方 OCR 路径
Microsoft 当前文档列出的 OneNote OCR 适用于 OneNote for Microsoft 365、OneNote 2024、2021 和 2016。单张图片可以右键选择 Copy Text from Picture；文件打印输出包含多页图片时，可以复制当前页或全部页面的文字，再粘贴到 Word。
这个菜单不是 Word 的通用“扫描件转文档”按钮。Microsoft 还说明，图片复杂度、清晰度和文字量会影响处理速度；命令可能不会立刻出现，个别结果可能需要 24–48 小时。若界面与说明不同，先核对自己使用的是哪一版 OneNote，而不是反复点击 Word 中的图片。
复制到 Word 后只得到可编辑文字。标题样式、分页、表格边框、脚注和双栏阅读顺序仍需在 Word 中重新设置。
单张图片只需要文字时，可在浏览器中提取
只有一页图片、目标只是获得纯文本时，可以使用 OCR 图片转文字 选择简体中文或简体中文加英文。工具会在浏览器中加载 Tesseract.js 和语言模型，识别结果可复制，也可下载为 .txt。
这个 OCR 工具一次接收一张图片，不会打开 PDF 或 DOCX，也不会编辑 Word。它不能输出带样式的 Word 文件，不能保留表格、印章、签名、文本框和页码，更不能承诺原版排版。首次使用还需要下载所选语言模型，网络或浏览器资源受限时可能无法开始。
如果来源是多页 PDF，应按单位许可使用文档流程，或把允许处理的单页转换成清晰图片后逐页识别。把几页照片合成 PDF 的图片转 PDF 功能也不是 OCR，不能让图片里的字自动变为可编辑内容。
识别前先改善输入，别急着修输出
清晰、方向正确、语言选择匹配的图片更适合识别。先把页面旋转为正向，裁掉桌面、手指和相邻页面，保留完整文字边缘；不要把小字过度压缩，也不要为了“变清楚”而把浅色数字处理成一片白。
比如双栏通知混有一张三列表格，可以先分别裁出正文和表格区域。正文按正常阅读顺序识别，表格则逐行核对后在 Word 里重新建表。中英混排时选择组合语言；若页面主要是数字和符号，仍要对日期、负号、小数点、字母 O 与数字 0 做专项检查。
手写体、低对比复印件、弯曲书页和遮挡文字的印章属于高风险输入。遇到这些情况，缩小识别范围或直接人工录入，往往比把错误结果批量带进 Word 更安全。
在 Word 中重建，并按高风险字段校对
粘贴文字后，先保存一个明确标注“转写稿”的 Word 副本，再恢复标题、段落、列表和表格。不要一开始就追求版面完全相同；先保证文字内容与原扫描件一致，再处理格式。
校对可从会改变结论的字段开始：
- 姓名、单位、地址和联系人；
- 日期、金额、百分比、小数点及负号；
- 合同编号、证件尾号和账号；
- “不”“未”“除外”等容易漏掉的否定词；
- 表格每一行与对应列，尤其是跨页表头。
完成后把扫描件与 Word 并排查看，从第一页、中间页和最后一页各抽查一段，再搜索一个独特名称和一组已知数字。需要核对字数时，Word 自己应作为完整文档的主计数；网页字数工具只能统计粘贴进去的纯文本，不能检查 DOCX，也不能证明 OCR 内容正确。
常见问题
为什么扫描页在 Word 里看得到却选不中字？
因为它通常是一张图片，Word 只能选中图片对象。必须先经过 OCR 得到字符，再粘贴到新文档中编辑。
OneNote 的 OCR 菜单为什么没有马上出现？
Microsoft 说明复杂度、清晰度和文字量会影响处理，命令可能延迟，个别结果可能需要 24–48 小时。先确认版本和图片质量，再决定是否改用其他获批流程。
OCR 能完整保留表格和印章吗？
不能。OCR 的主要输出是识别到的文字；表格关系、印章位置、签名、分页和样式都需要回到原扫描件人工确认并在 Word 重建。
ToolboxHub 会把 PDF 或 DOCX 直接改成可编辑 Word 吗？
不会。OCR 图片转文字只处理用户选择的单张图片并输出纯文本，不打开或编辑 PDF、DOCX，也不生成保持原排版的 Word 文件。
识别完以后最少要检查哪些内容？
至少核对姓名、日期、金额、编号、否定词和表格对应关系，并抽查首、中、末页面。正式交付前还应由了解原文件用途的人复核。