掃描頁面在 Microsoft Word 裡只能整張選取、游標不能放進句子時，那一頁多半仍是圖片。先保留原始掃描檔，再用 OCR 取得可校對的文字草稿；辨識完成不代表表格、欄位與版面已經正確。
先分清楚 Word 看到的是文字還是圖片
最直接的判斷方式，是嘗試選取一個字並把游標放到字與字之間；如果 Word 只框住整頁圖片，就沒有可直接修改的文字層。解除唯讀或切換編輯模式，也不會把圖片變成文字。
Microsoft 目前的說明涵蓋 Word for Microsoft 365、Word 2024、2021、2019 與 2016。桌面版 Word 開啟 PDF 時會建立轉換副本，且以文字為主的 PDF 效果較好；掃描頁若主要由圖像構成，整頁可能仍顯示為一張圖片，文字就無法編輯。即使成功轉成文字，原來的換行、分頁、註腳和表格也可能移位。
例如收到一份蓋有印章的紙本申請書掃描檔，姓名和地址看起來很清楚，但滑鼠只能選到整張 A4 頁面。這不是字型或權限問題，而是 Word 目前沒有那些字元。先把原始 PDF 或圖片保留下來，另外建立工作副本，才不會在整理文字時失去可比對的依據。
依檔案類型選擇文字辨識路徑
單張 JPG、PNG 等圖片可直接做 OCR；多頁 PDF 則應先使用受支援的 Word 或 OneNote 流程，或只把獲准處理的頁面另存成圖片。不要把「圖片轉 PDF」誤當成「PDF 轉成可編輯文字」，兩者方向完全不同。
Microsoft 文件指出，OneNote for Microsoft 365、OneNote 2024、2021 與 2016 可以從圖片或檔案列印輸出複製辨識文字，再貼到 Word。指令是否立即出現會受圖片複雜度、清晰度與字量影響；Microsoft 也提醒部分結果可能要等待，並要求貼上後重新檢查。這是 OneNote 的 OCR 路徑，不代表所有 Word、網頁版或行動版都有相同右鍵選單。
若來源是你有權處理的單張圖片，可開啟 OCR 圖片轉文字，選擇繁體中文、繁中加英文或其他符合頁面的語言，再複製或下載純文字結果。這個工具接受圖片並輸出文字，不會開啟、修改或儲存 DOCX，也不會把結果自動排成 Word 表格、雙欄版面或直排頁面。
圖片轉 PDF 是把多張圖片整理成 PDF，不能辨識其中的字。若目標是取得可編輯文字，應先完成 OCR 與校對；只有交付物確實需要 PDF 時，才另外處理影像頁面的順序與方向。
表格、印章與直排中文要分開校對
複雜頁面不應一次整段貼上就視為完成；先按區塊辨識，再把文字和結構分開重建，較容易找到錯位。OCR 能猜出字元，卻不知道一段文字屬於哪個儲存格，也無法判斷印章文字是否應併入正文。
以一張含有申請人資料表、右上角紅色印章和側邊直排備註的文件為例，可以這樣處理：
- 先裁出主要橫排段落，確認姓名、日期、金額與否定詞。
- 表格逐列辨識，回到 Word 手動建立儲存格，再依原稿填入。
- 印章只作人工閱讀，不把模糊的章文直接混入正文。
- 直排欄獨立旋轉成容易辨識的方向，完成後再放回正確位置。
- 中英混排頁面選擇相符語言，特別核對
O、0、I、1等相似字元。
掃描解析度低、紙張歪斜、陰影壓到筆畫或表格線穿過文字時，辨識錯誤會增加。若一個數字會影響付款、申請或合約內容，不能只看 OCR 草稿；仍要由適合的審閱者對照正式來源。
貼回 Word 後做一輪可追蹤的驗收
先貼成不帶來源格式的純文字，再依原稿重建標題、段落與表格；這能避免把錯誤的換行和字型一起帶入。每完成一個區塊就做比對，不要等到整份文件重排完才回頭找錯字。
可先搜尋一個獨特姓名或編號，確認它只出現在應有的位置，再抽查每列的重要數字。接著檢查頁首是否被誤併入正文、雙欄內容是否串錯順序、註腳標記是否還能對上。最後以 Word 的列印版面檢視整份工作副本，確認頁序、標題層級與表格沒有被截斷。
需要確認篇幅時，可把已校對的純文字貼到 字數統計；它只統計貼上的內容，不能讀取 DOCX，也不能證明 OCR 與原稿一致。驗收紀錄最好保留原始掃描檔、OCR 初稿與完成校對的 Word 副本，讓後續修改有清楚的比較基準。
常見問題
為什麼 Word 已經可以編輯，版面還是亂掉？
Word 或 OCR 取得的是可編輯內容，不是原版面的完整結構。表格、欄、註腳、換行與字型關係可能需要手動重建，應以原始掃描頁逐區比對。
OneNote 的 OCR 指令每個版本都有嗎？
不能這樣假設。Microsoft 目前列出的範圍是 OneNote for Microsoft 365、OneNote 2024、2021 與 2016；其他平台或介面若沒有相同指令，應改用受支援的路徑。
ToolboxHub 可以直接把掃描 PDF 變成 DOCX 嗎？
不可以。OCR 圖片轉文字只接受圖片並產生純文字，無法開啟 PDF 或 DOCX，也不會修改 Word 檔案或保留原頁面配置。
表格可以靠 OCR 自動還原嗎？
不能把辨識成功等同表格還原。請逐格核對文字，在 Word 重新建立表格結構，並確認欄名、列序與跨頁位置。
OCR 完成後可以刪掉原始掃描檔嗎？
不建議在驗收前刪除。原始掃描是核對字詞、數字、印章與版面的依據；至少應依組織的保存規則保留到校對與交付完成。